Independentemente da área, do tamanho ou do nicho de atuação de uma empresa, uma coisa é certa: a gestão de dados é tão essencial quanto complexa. Afinal, envolve diferentes setores de uma organização e exige que os colaboradores conheçam os principais tipos de erros e como evitá-los.
Entretanto, a maior parte dos negócios acaba pecando nos pequenos detalhes e comprometendo todo o gerenciamento com falhas recorrentes.
De acordo com uma pesquisa realizada pelo SEBRAE, a maioria dos empresários ainda enfrenta dificuldades em lidar com as novas tecnologias disponíveis no mercado. Isso é algo totalmente compreensível, principalmente se considerarmos que 35% dos empreendedores brasileiros possuem somente o ensino fundamental completo.
Sem dúvidas, é preciso encontrar maneiras de superar esses desafios e garantir um bom gerenciamento dos dados, até porque, a era digital chegou para ficar, e qualquer empreendimento que queira sobreviver, em um cenário cada vez mais competitivo, precisa fazer parte dessa revolução.
No blogpost de hoje, nós, da CodeBit, listamos os erros de gestão de dados mais comuns e algumas estratégias para evitá-los.
Siga com a leitura e acompanhe.
1. Ausência de política de backup
O primeiro passo para estabelecer uma gestão de dados eficiente é definir uma política de backup clara, que integre procedimentos de backup de mídia, processos de retenção e técnicas de recuperação.
Afinal, o backup ameniza falhas humanas e garante que as informações permaneçam resguardadas e acessíveis, mesmo em situações críticas, quando os sistemas são comprometidos, por exemplo.
Na era da digitalização, com tantos recursos disponíveis, a perda total de dados é algo inaceitável, principalmente se o valor do negócio estiver concentrado nas informações.
Por isso, é fundamental determinar uma política de retenção que estipule o período em que os dados serão retidos, de acordo com a área de atuação da empresa, dos gestores e do setor de tecnologia da informação.
2. Normalização ineficaz
A normalização é o processo que transforma uma projeção aproximada de tabelas e colunas em um design de banco de dados que segue um conjunto específico de regras e determinações, contribuindo para redução da redundância e resultando em maior eficiência.
Nesse contexto, o gerenciamento de um banco de dados deve seguir a normalização (exceto em casos de projeção de um Data Warehouse, que determina um conjunto diferente de regras).
Geralmente, o procedimento varia de acordo com a área de atuação do negócio, o objetivo do banco de dados e os projetos desenvolvidos.
Cada desenvolvedor pode adotar regras distintas e utilizar a sua expertise e domínio dos dados para concluir diferentes projetos.
Uma normalização ineficaz pode provocar uma série de problemas com o banco de dados, como informações duplicadas, exclusões de entradas, remoções de informações e muito mais.
3. Softwares não licenciados
Utilizar softwares não licenciados, além de demonstrar falta de profissionalismo, também pode causar inúmeros conflitos nos processos de gerenciamento de dados. Afinal, sem o suporte do fabricante, não é possível atualizar os sistemas nem reportar ou aplicar correções. Vale destacar que muitos softwares oferecem opções gratuitas, mas com recursos e funcionalidades limitados.
Por isso, ao definir uma solução de banco de dados, é imprescindível garantir um produto licenciado, para dispor de monitoramento e suporte especializado sempre que for preciso.
4. Dados redundantes
A redundância de dados é muito parecida com a normalização, porém, ainda assim, são questões diferentes, já que é possível ter um banco de dados aparentemente normalizado, mas que apresente dados redundantes (ou, em outras palavras, informações desnecessárias, que não precisam ser armazenadas).
Como exemplo, podemos citar dados armazenados em outros sistemas ou informações que podem ser calculadas de maneira automática (como a idade atual de determinado cliente).
Para prevenir esse tipo de problema, o mais indicado é apostar em um sistema central de gerenciamento de contas que inclua a validação das senhas. Assim, não será preciso armazenar as chaves de acesso no banco de dados da empresa.
5. Dimensionamento mal estimado
Para que um sistema de banco de dados opere de forma eficaz, é necessário que os recursos utilizados sejam corretamente dimensionados.
Na maior parte das situações, a instalação padrão não funciona adequadamente, por isso, alguns fatores como o tamanho do disco, o número de processadores, a configuração da quantidade de memória e o número de sessões que podem ser abertas devem ser analisadas e dimensionadas de forma personalizada.
6. Utilização dos tipos de dados errados
Durante o processo de projeção de um banco de dados, chega o estágio em que é preciso determinar quais tipos de dados cada coluna deve apresentar. Normalmente, existem três colunas: número, texto e data.
Contudo, dentro de cada uma delas, existem várias outras, sendo fundamental, portanto, realizar a categorização de maneira correta.
Para isso, é necessário levar em conta as individualidades de cada negócio. Por exemplo, caso todos os números das contas sejam numéricos, o armazenamento deve ser feito no campo correspondente ao formato.
Caso os números sejam apresentados por extenso, o correto é armazená-los na coluna correspondente ao texto.
É preciso tomar muito cuidado no registro dos dados, isso porque, informações registradas em formatos incorretos podem provocar problemas no armazenamento, e consequentemente, na sua recuperação.
7. Utilizar versões desatualizadas
Na maior parte das vezes, os SGBD (Sistemas de Gestão de Base de Dados) permitem a instalação de uma versão para teste.
No entanto, quando finalizado o período de testagem e a ferramenta é contratada, é necessária a aplicação de patches (atualizações ou correções para otimização da usabilidade ou performance).
Essa ação soluciona diversos problemas, que vão desde incompatibilidades com recursos do sistema até a configuração do idioma do banco de dados.
Em resumo, os patches corrigem todas as instabilidades das aplicações. Diante de tal fato, é importante evitar que o sistema seja executado na versão bruta e executar todas as atualizações disponibilizadas pelo fornecedor.
8. Não investir em segurança
Considerando que a informação é uma das ferramentas mais poderosas que uma empresa pode ter, contar com recursos de segurança é fundamental para proteger os dados que circulam por computadores e dispositivos móveis.
Levando em conta a grande competitividade do mercado, também é primordial proteger as informações da companhia dos concorrentes e, ao mesmo tempo, mantê-las à disposição (de maneira segura) para facilitar as consultas e propulsar o bom relacionamento com o cliente.
Em geral, a segurança dos dados, no âmbito empresarial, engloba tudo que envolve a proteção de informações de pessoas físicas e jurídicas, e é baseada nos seguintes pilares:
Confiabilidade
Garantia de que os dados de uma organização são restritos aos acessos autorizados
Autenticidade e integridade
Preservação integral das características originais das informações e impedimento de possíveis alterações (sejam elas ocasionadas por falhas internas ou ataques de hackers).
Sem dúvidas, um servidor de banco de dados é um ativo muito sensível. Em vista disso, o seu acesso deve ser restrito aos colaboradores que possuam credenciais apropriadas e identificadas pela política de privacidade do negócio. Outro fator, também importante, é utilizar senhas seguras e exclusivas.
As ferramentas de criptografia para senhas são uma das medidas mais básicas para proteger o acesso aos sistemas.
Em resumo, a criptografia é um recurso de segurança que utiliza chaves próprias para embaralhar os caracteres e inviabilizar a leitura da informação, impedindo que o conteúdo das senhas seja acessado por softwares maliciosos, hackers etc.
Sem acesso à chave criptográfica, dificilmente é possível traduzir o conteúdo, por isso, a criptografia dificulta o trabalho de apropriação dos criminosos às credenciais de acesso dos funcionários de uma empresa.
#Dica Extra: Por que você deveria investir em Cloud Computing
O cloud computing, também conhecido como “computação em nuvem”, é uma solução moderna e segura, que viabiliza que todos os dados e informações de uma empresa sejam mantidos e gerenciados em servidores externos, armazenados em backups e disponibilizados por uma rede.
Dessa forma, ao adotar o cloud computing, uma organização permite que os seus dados sejam arquivados e compartilhados por meio da internet.
Além disso, a tecnologia também conta com configurações de privacidade que integram arquivamentos sigilosos e resguardam todos os dados sensíveis dos usuários.
Por conseguinte, investir na computação em nuvem é uma maneira segura de armazenar os dados e disponibilizá-los, de forma personalizada, evitando, assim, a perda ou o extravio de arquivos e documentos importantes.
Finalizando, caso queira compreender com mais profundidade a transformação gerada pela computação em nuvem e encontrar formas de aplicá-la na sua empresa para descomplicar os processos e torná-los mais seguros, entre em contato com o time de especialistas da CodeBit e descubra todas as soluções personalizadas disponíveis para você!
Esperamos que esse artigo possa ter ajudado, você, caro(a) leitor(a) a compreender e evitar os erros de gestão de dados mais cometidos pelas empresas.
Continue de olho no CodeBlog e não perca as novidades que estão por vir.
Um grande abraço e até o próximo post!
