Fundamental para a confiabilidade e a sobrevivência de uma organização, a prestação de contas no terceiro setor tem como objetivo demonstrar aos doadores como o dinheiro recebido foi aplicado.
É necessário que esse processo seja desenvolvido de maneira clara, organizada e, principalmente, transparente.
Para ajudá-lo (a) nessa missão, nós, da equipe do Codeblog, preparamos um artigo com algumas dicas infalíveis para otimizar a prestação de contas da sua instituição. Siga com a leitura e confira!
A importância da prestação de contas no terceiro setor
Por mais que a transparência seja uma questão fundamental em qualquer organização, para as instituições do terceiro setor, essa prática é ainda mais importante. Afinal, as entidades só conseguem se manter em atuação caso recebam doações de empresas privadas, pessoas físicas e órgãos governamentais.
Por isso, se por acaso uma ONG não promover uma prestação de contas adequada, poderá sofrer consequências graves, que impactam na confiança da instituição e seus mantenedores.
Vale destacar, ainda, que as maiores prejudicadas serão as comunidades ou as pessoas assistidas pela organização, visto que deixarão de receber os serviços prestados.
Como realizar a prestação de contas no terceiro setor?
Tendo-se em vista que a transparência é o principal foco da prestação de contas no terceiro setor, é importante que esse processo seja realizado a partir de práticas eficientes e seguras. Só assim, a ONG não correrá o risco de sofrer possíveis prejuízos ao resolver problemas causados por procedimentos confusos.
Confira a seguir algumas dicas que preparamos para simplificar a prestação de contas da sua organização.
1. Faça um orçamento
Certamente, as ONGs dependem dos recursos captados para que possam desempenhar as suas atividades. Entretanto, existem algumas restrições impostas e limitações nos valores, que devem ser também direcionados à gestão de pessoas, à contratação de serviços terceirizados, a compras de materiais de escritório, equipamentos etc.
Apenas com um bom orçamento é possível garantir o controle integral de todos os custos. Afinal, com esse documento em mãos, todos os organizadores terão conhecimento de quanto podem gastar com cada rubrica, em cada tipo de despesa. Além disso, o controle de desembolsos dentro da rotina diária poderá impedir que qualquer rubrica ultrapasse o limite imposto.
2. Separe contas por Centro de Custos
O Centro de Custos é uma ferramenta de gestão muito eficiente para agrupar receitas e despesas. Além disso, ela também oferece uma análise mais completa das operações e é uma excelente maneira de separar as entradas e saídas de caixa por atividade ou projeto.
A partir do momento que um gestor começa a administrar dinheiro de doações, ele precisa garantir um gerenciamento impecável, para manter a confiabilidade dos projetos e da instituição. Nesse aspecto, o Centro de Custos ajuda na identificação de cada transação realizada para determinado projeto, de acordo com cada ação social.
Por isso, separar as contas por Centro de Custos é indispensável para a prestação de contas no terceiro setor. Dessa forma, é possível diferenciar cada centavo destinado a cada projeto. Afinal, o dinheiro pode ser um só, mas a sua distribuição é múltipla.
Ao introduzir essa prática, uma ONG consegue informar ao doador para quais projetos seus recursos foram destinados.
3. Faça o acompanhamento das contas periodicamente
É recomendado que uma instituição do terceiro setor faça a projeção do seu orçamento para os 12 meses do ano, contemplando o ano fiscal de janeiro a dezembro. Também é importante que o estudo analítico dos resultados seja feito a cada mês.
Para evitar o descontrole de qualquer despesa, o acompanhamento das contas deve ser, semanalmente, comparado ao orçamento. Assim, a administração pode fiscalizar, de maneira assertiva, se o orçamento elaborado tem sido corretamente implantado.
4. Deixe os mantenedores sempre informados sobre os gastos e os resultados
Agir com transparência é também manter os seus mantenedores sempre informados sobre as despesas e os resultados da sua organização, para que eles se sintam motivados a continuar doando recursos.
Além disso, a partir de uma prestação de contas transparente, uma ONG aumenta consideravelmente a sua capacidade de alcance e impacto.
Para produzir relatórios apropriados, é necessário levar em conta seu escopo de atividade e sua missão.
Em outras palavras, um relatório precisa detalhar de onde vêm os recursos que oportunizam as atividades da organização, a infraestrutura necessária para o desenvolvimento das atividades e as ações implementadas, além do público-alvo atingido.
Existem várias formas de informar os mantenedores sobre as finanças de uma organização, como redes sociais, flyers informativos, sites institucionais etc.
5. Aposte em um bom sistema de gestão
Por fim, a tecnologia é uma ótima aliada para otimizar o processo de prestação de contas no terceiro setor. Mas, infelizmente, muitas instituições ainda subestimam o poder dos avanços tecnológicos e não contam, nem mesmo, com um sistema de gestão financeira automatizado.
Um bom software de gestão pode oferecer mais agilidade na realização dos registros das informações relacionadas às transações financeiras, como autorizações para compras, pagamentos e acompanhamento mensal ou semanal.
Além disso, um sistema completo também automatiza o preenchimento de dados referentes à prestação de contas e minimiza as chances de retrabalho para a equipe. Enfim, se você deseja saber mais sobre como aprimorar o processo de prestação de contas, entre em contato com a Codebit. Nós temos uma equipe de profissionais qualificados, altamente preparados para atender às demandas das entidades do terceiro setor.
No mais, continue de olho no Codeblog. Em breve, teremos muitas novidades por aqui. Um grande abraço e até o próximo post.
