Muito comentada nos últimos tempos, a LGPD - Lei Geral de Proteção de Dados do Brasil (Lei n° 13.709/2018) - consiste em um conjunto de regras que estabelecem como os dados e informações pessoais devem ser tratados, compartilhados, coletados e armazenados.
A Lei chega para proteger a população em um momento de intensa exposição de dados e informações pessoais. Para isso, tem a privacidade como foco e exige que as organizações tenham mais atenção e proteção no trato das informações de terceiros.
Nesse contexto, um ponto ainda pouco abordado, de maneira geral, é a aplicabilidade da LGPD nos serviços notariais e de registro, e como a lei pode influenciar na escolha de um cartório ou tabelionato por empresas que precisam desses serviços constantemente.
No Brasil, os processos notariais e de registro possuem uma natureza híbrida, visto que são exercidos em caráter privado por delegação do poder público, conforme previsão do artigo 236 da Constituição Federal, sendo regulamentados pela lei 8.935/94 (Lei dos cartórios).
Reconhecidos como repositórios de dados pessoais no Brasil, os cartórios também precisam se adequar à LGPD.
Segundo as informações coletadas pela ANOREG – Associação dos Notários e Registradores do Brasil, no ano de 2019, existiam 13.627 Cartórios, distribuídos pelos 5.570 municípios brasileiros. Obrigatoriamente, conforme determina a Lei nº 6.015/1973, cada um deles deve apresentar, no mínimo, uma unidade de Registro Civil para a execução dos atos de nascimento, casamento e óbito. Ou seja, é expressivo o volume de dados pessoais que são tratados pelos Cartórios no país.
Dessa forma, a LGPD se aplica a todos os setores e aos funcionários dos cartórios que administram dados pessoais como, setor de firmas, registro Civil, caixa, RH, TI, e também aos demais terceirizados.
Quer saber mais sobre os impactos provocados pela LGPD nos cartórios? Então, siga com a leitura e acompanhe o artigo informativo que a equipe do CodeBlog preparou para você.
A adequação é uma urgência
Levando em conta que a LGPD está em vigor desde o dia 18/09/2020, os cartórios que ainda não adotaram as obrigações previstas na lei devem aplicá-las de maneira imediata.
Entre as principais resoluções está a nomeação de um encarregado de proteção de dados, a implementação de um programa de governança em privacidade, a elaboração de um relatório de impacto, o registro de todas as operações de tratamento e a construção de um plano de resposta a incidentes de segurança da informação, entre outras.
Além disso, é válido mencionar que a Autoridade Nacional de Proteção de Dados – ANPD, o Conselho Nacional de Justiça – CNJ e Corregedorias locais poderão estabelecer algumas regras mais específicas para o serviço de registro público na adaptação das atividades extrajudiciais à lei, assim como ocorreu na Corregedoria de São Paulo, que por intermédio do Provimento 23/2020, instituiu mudanças no procedimento de solicitação de certidões que envolvam a busca e o fornecimento de dados, e do CNJ e, a partir da Resolução nº 363/2021, estabeleceu regras obrigatórias a serem observadas com vistas à implementação da LGPD.
É importante destacar que as organizações que violarem a LGPD estão sujeitas a consequências como multas, advertências ou, até mesmo, a proibição parcial ou integral do exercício de atividades.
Impactos da LGPD nos cartórios: como se preparar
Segundo as normas da LGPD, os estabelecimentos devem cumprir 10 princípios que norteiam o processamento dos dados pessoais. São eles:
1. propósito;
2. adequação;
3. necessidade;
4. livre acesso;
5. qualidade dos dados;
6. transparência;
7. segurança;
8. prevenção;
9. não discriminação;
10. responsabilização e a prestação de contas.
De maneira geral, esses princípios determinam que as organizações cumpram as medidas de segurança para garantir a proteção dos dados pessoais, solicitem apenas as informações relevantes para suas operações e sejam transparentes com os clientes, sempre esclarecendo as suas intenções ao requisitar e ao tratar os dados coletados.
De acordo com o artigo 9º “o titular dos dados tem o direito de ter acesso fácil às informações sobre o tratamento dos seus dados, as quais devem ser disponibilizadas de forma clara”.
A Lei também determina que o acesso deve ser concedido a qualquer momento e mediante solicitação”. Além disso, o proprietário das informações pode solicitar que os seus dados sejam deletados ou, até mesmo, alterados, dependendo da situação.
A importância da digitalização
Considerando que, entre os impactos da LGPD nos cartórios está a promoção de serviços para prover, armazenar, proteger e utilizar as informações de acordo com as diretrizes requeridas, a digitalização é essencial. Afinal, sem um sistema capaz de centralizar e apoiar todas as etapas do processo (incluindo a realização de backups de segurança) o desafio se torna altamente suscetível a inconsistências e falhas.
Outra ação fundamental envolve a definição de todos os agentes abrangidos no tratamento de dados, como o controlador (responsável pela tomada de decisões) e o processador (encarregado de realizar o tratamento das informações).
Por fim, mas não menos importante, para que tudo funcione da melhor maneira, e os impactos da LGPD nos cartórios sejam positivos, é importante que toda a equipe passe por um treinamento específico e esclarecedor sobre como as medidas da Lei influenciam no seu trabalho para assegurar que todos os padrões estabelecidos sejam cumpridos na prática.
Conclusão
Esperamos que essas informações tenham sido úteis e que elas possam ter contribuído para uma visão mais ampla da Lei e dos impactos provocados por ela.
Para descobrir como adequar o seu cartório à LGPD, de maneira segura e assertiva, entre em contato com o time de especialistas da CodeBit e confira todas as soluções personalizadas, disponíveis para atender à sua demanda. CLIQUE AQUI!
No mais, continue de olho no Codeblog. Em breve, teremos novidades por aqui.
Um grande abraço e até o próximo post!
