O atual cenário corporativo, marcado por transformações constantes, obriga os negócios a se adaptarem e se adequarem rapidamente às demandas e às mudanças - cada vez mais recorrentes.
Nesse contexto, a conformidade (também conhecida como compliance) é uma preocupação iminente nas empresas dos mais diversos tamanhos e nichos de atuação.
Na prática, o conceito envolve um conjunto de práticas e procedimentos que devem ser adotados por uma organização para garantir a sua reputação no mercado e assegurar que os seus processos e atividades estejam totalmente compatíveis com as leis, regulamentações e normas aplicáveis.
No Brasil, a competitividade acirrada, bem como a crescente busca por práticas ESG, para alinhar a realização das atividades econômicas com os principais aspectos ambientais, sociais e de governança, reforçam, ainda mais, a importância do compliance.
Diante desse cenário, é certo que os gestores enfrentam múltiplos desafios para estabelecer e, principalmente, manter a conformidade dos seus empreendimentos.
No Blogpost de hoje, nós, da CodeBit, listamos os cinco desafios mais comuns e como a tecnologia pode ajudar a superá-los. Siga com a leitura e confira!
1. Gestão de dados sensíveis:
Os dados sensíveis são informações que, caso expostas, podem causar prejuízos à privacidade, à segurança ou à reputação das pessoas ou empresas envolvidas.
Na prática, eles incluem números de cartão de crédito, senhas de acesso, informações médicas, financeiras e tantas outras tidas como “confidenciais”.
Por isso, é responsabilidade das organizações manter a proteção desses dados, bem como garantir a conformidade da utilização e tratamento com as regulamentações de privacidade, para evitar violações e prevenir ameaças à imagem e credibilidade dos negócios.
Sem dúvidas, o aumento exponencial do volume de dados sensíveis dos clientes, colaboradores e fornecedores tornou a gestão e a segurança dessas informações desafios complexos.
Afinal, a falta de medidas adequadas pode resultar em violações de dados e consequentes danos à reputação da empresa.
2. Rastreabilidade e auditoria
Manter registros objetivos e, principalmente, rastreáveis, de todas as operações realizadas é essencial para garantir a conformidade com normas e regulamentos vigentes.
Contudo, a falta de um sistema eficiente pode dificultar a identificação de irregularidades e o cumprimento das obrigações legais.
Por exemplo, uma empresa de saúde que não consegue rastrear adequadamente os registros médicos dos pacientes coloca em risco, não só a privacidade e a integridade das informações, como também a sua credibilidade perante o mercado.
A rastreabilidade é um processo indispensável, já que identifica eventuais desvios e assegura que as práticas da empresa estejam em conformidade com as normas.
Uma solução eficaz de rastreabilidade permite que os gestores acompanhem cada etapa das operações - desde a coleta até o armazenamento e o uso dos dados.
Além disso, a realização de auditorias periódicas também é uma prática fundamental para avaliar a eficácia dos controles internos e identificar possíveis áreas de melhoria.
Quando constantes e bem conduzidas, as auditorias auxiliam os negócios na identificação de falhas antes que elas se tornem problemas mais graves, evitando o comprometimento da reputação da empresa no mercado.
3. Atualização das regulamentações
As leis e os regulamentos estão em constante evolução, o que exige que as empresas se adaptem de maneira rápida e eficaz, mas a resistência à inovação, assim como a falta de atualização, são verdadeiras vilãs da conformidade de um negócio.
Um grande exemplo disso é a relação dos gestores com a nuvem. Muitos ainda acreditam, equivocadamente, que o ambiente cloud é incompatível com as principais regulamentações de segurança, como o GDPR (Regulamento Geral de Proteção de Dados) e a LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados).
No entanto, a verdade é que os provedores em nuvem atuam em total conformidade com as regulamentações e, inclusive, implementam medidas de segurança como monitoramento e mapeamento de dados para proteger as informações dos usuários.
4. Gestão de conformidade global
Para empresas que atuam em múltiplos países, a compliance com diferentes regulamentações locais e internacionais pode ser um desafio.
A ausência de um sistema integrado pode resultar, não apenas na falta de conformidade, como também provocar a perda de várias oportunidades de negócio.
As empresas de comércio eletrônico, por exemplo, devem, obrigatoriamente, se adequarem às diferentes regulamentações de proteção ao consumidor de acordo com as legislações vigentes em cada país de atuação, para evitar prejuízos jurídicos, capazes de interferirem diretamente na sua reputação e credibilidade.
5. Treinamento e conscientização dos colaboradores
A falta de conhecimento e comportamento dos colaboradores em relação às práticas de conformidade podem levar a erros e violações.
A falta de um programa eficaz de treinamento pode aumentar o risco de não conformidade como, por exemplo, funcionários que compartilham informações confidenciais da empresa sem autorização, colocando em risco a segurança e a conformidade da empresa.
Para evitar esse tipo de prática, o ideal é estabelecer uma cultura organizacional focada em inovação, para quebrar possíveis objeções e romper com a resistência dos colaboradores em relação às ferramentas tecnológicas.
#DicadaCode: Proponha reuniões e treinamentos constantes para apresentar a importância da conformidade, incentivando a ética e a responsabilidade em cada um dos processos internos.
Sem dúvidas, a conformidade é um desafio complexo e constante para as empresas.
Mas, a boa notícia é que a tecnologia pode ser uma aliada fundamental na superação desses obstáculos, oferecendo soluções para proteger os dados sensíveis, automatizar processos de rastreabilidade, garantir constante atualização com as regulamentações, gerenciar conformidade global e auxiliar no fornecimento de treinamento e conscientização dos colaboradores.
Ao investir em soluções tecnológicas adequadas, as empresas podem garantir a conformidade de seus negócios de forma eficiente, reduzindo riscos e fortalecendo sua reputação no mercado.
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